Informativa trattamento dati Elmas Software

La ELMAS SOFTWARE S.p.A. a socio unico, con sede in 33170 Pordenone (PN), via delle Crede n. 4/B, in persona del legale rappresentante pro tempore, P.Iva 01276980933, in qualità di Titolare del Trattamento (in seguito anche solo Titolare), La informa ai sensi dell’art. 13 e, per quanto occorra, dell’art. 14 del Regolamento UE n. 679/2016 (in seguito GDPR) che i suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:

1.0 CATEGORIA E FONTE DEI DATI TRATTATI.

I dati personali in possesso del Titolare sono raccolti direttamente presso di Lei quale CLIENTE (in seguito anche Interessato), per il tramite dei propri dipendenti e/o agenti e/o attraverso la compilazione di form disponibili nei siti internet gestiti da ELMAS SOFTWARE S.p.A. a socio unico.

Il Titolare tratta i seguenti dati personali (in seguito anche solo dati) da Lei comunicati in occasione della conclusione/esecuzione del/i contratto/i:

a) dati personali comuni Suoi e/o di suoi amministratori, soci, dipendenti o collaboratori e/o di suoi clienti (quali ad es: nome, cognome, codice fiscale, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento);

b) dati particolari (in quanto idonei per es. a rivelare uno stato generale di salute, l’appartenenza sindacale o le convinzioni religiose) di suoi dipendenti e/o clienti e ciò solo nel caso di errore del software (cosiddetto bug) o di Sua espressa richiesta di supporto per l’applicativo “paghe Elmas” o “Fiscali web”.

In tale eventualità si ricordi pertanto di informare – ex art. 13 e, per quanto occorra, ex art. 14 GDPR – i suoi dipendenti e clienti di detti trattamenti e di richiedere, se necessario, il relativo consenso ex art. 9 GDPR.

2.0 FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA.

I dati personali Suoi e/o di suoi amministratori, soci, dipendenti o collaboratori e/o di suoi clienti sono trattati:

A) senza il Suo consenso espresso (ex art. 6, comma I°, lett. B, C, F del GDPR), per finalità connesse all’instaurazione e gestione del rapporto contrattuale di cui Lei è parte ed all’erogazione dei Servizi da Lei richiesti o disponibili sui portali gestiti dal Titolare o dagli intermediari dallo stesso nominati; ad adempimenti di legge connessi a norme civilistiche, fiscali, contabili, etc.; alla gestione amministrativa; ad adempimento di obblighi contrattuali; al supporto tecnico, aggiornamento ed informazione tecnica in merito ai servizi erogati attraverso la rete ELMAS SOFTWARE S.p.A., ed infine alla tutela del rischio del credito (quali acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del rapporto contrattuale ed esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale stesso);

I Suoi dati personali possono inoltre essere trattati:

B) solo previo Suo specifico e distinto consenso (ex art. 6, comma I°, lett. A del GDPR), espresso in calce, per le seguenti finalità di invio di materiale informativo e di aggiornamenti su iniziative ed offerte della nostra azienda a mezzo posta elettronica. Potrà revocare in qualsiasi momento il consenso espresso come meglio specificato ai successivi artt. 3.0, 7.0 e 9.0.

3.0 NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DI RISPONDERE

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al paragrafo 2.0 A) è obbligatorio; pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli potrà determinare l’impossibilità del Titolare a dare corso ai rapporti precontrattuali e contrattuali. Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 2.0 B) è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere una maggiore informazione sugli sviluppi dei nostri Servizi. Continuerà comunque ad avere diritto ai Servizi di cui all’art. 2.0 A).

4.0 MODALITÀ DEL TRATTAMENTO ED ACCESSO AI DATI 

I dati raccolti mediante sottoscrizione di contratti standard in formato analogico sono trattati sia in forma cartacea, sia con strumenti informatici e telematici e potranno essere elaborati in forma aggregata per finalità statistiche e di verifica degli standard di qualità dei servizi di assistenza e manutenzione, escludendo in tal caso il trattamento di dati identificativi.

I dati raccolti mediante la compilazione di form online sono trattati in forma elettronica e mediante sistemi informativi di natura gestionale.

I dati sono accessibili esclusivamente da parte di incaricati, adeguatamente formati ed informativi circa le loro mansioni e le attività ad essi consentite sul dato raccolto, che operano per conto del Titolare e che sono destinatari di istruzioni e compiti impartiti da quest’ultimo e/o dal responsabile del trattamento, a mezzo di lettera di nomina.

Il titolare del trattamento tratterà i dati per le finalità sopra indicate perseguendo i propri interessi legittimi che non vanno a prevalere sugli interessi o i diritti e le libertà dell’interessato.

5.0 AMBITO DI COMUNICAZIONE ED EVENTUALE DIFFUSIONE

I dati potranno essere comunicati alla rete di vendita ELMAS SOFTWARE S.p.A. a socio unico (agenti, concessionari, distributori, etc.), a propri subfornitori, subappaltatori e/o intermediari finanziari, ove impegnati nell’esecuzione di nostri ordini, alle persone, società, associazioni o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza nei confronti della Società, alle società del Gruppo Namirial, in qualità di Responsabili Esterni del Trattamento, debitamente nominati, e i cui nominativi sono verificabili a richiesta degli interessati mediante l’invio di una e-mail all’indirizzo meglio specificato nel successivo art. 9.

I dati potranno inoltre essere comunicati a società terze, quali banche, centri elaborazione dati, centrali rischi, società di recupero crediti che svolgono attività di informazioni commerciali e relative al credito. Vi informiamo, inoltre, che i dati possono essere comunicati anche a organi di polizia o all’autorità giudiziaria per finalità di accertamento o repressione di reati compiuti dagli utenti dei servizi telematici, ove necessario.

I dati non sono oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

I dati non sono oggetto di diffusione.

6.0 CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI.

Il Titolare conserverà i dati in una forma che consenta l’identificazione degli stessi per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti; verranno pertanto conservati fino all’esistenza del rapporto contrattuale in essere. I dati strettamente necessari per gli adempimenti fiscali, contabili, venuta meno la finalità per la quale erano stati raccolti indicata nel precedente punto 2.0 A., verranno conservati per 10 anni o per il diverso periodo previsto dalle legge in materia. I dati raccolti per le finalità di cui al precedente punto 2.0 B. verranno invece trattati per non oltre 2 anni dalla raccolta.

7.0 DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ai sensi degli artt. 7, comma III, da 15 a 22, e 77 GDPR Lei potrà esercitare:

I. il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento, ove prestato, liberamente ed in qualunque momento, in riferimento ai dati trattati in base al consenso. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prestato fino a quel momento (art. 7, comma III).; II. il diritto di accesso ai dati (art. 15); III. il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati (art. 15 e 77); IV. il diritto di rettifica (art. 16); V. diritto all’oblio (cancellazione art. 17); VI. diritto di limitazione del Trattamento (art. 18); VII. diritto ad ottenere dal Titolare la notifica ai destinatari cui sono stati trasmessi i dati delle eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento (art. 19); VIII. diritto alla portabilità (art. 20); IX. diritto di opposizione (art. 21); X. diritto di rifiutare il processo automatizzato (art. 22);

In tal modo potrà accedere ai propri dati per: · Verificarne la veridicità; · Modificarli nel caso divengano inesatti; · Integrarli anche con dichiarazione integrativa; · Richiederne la cancellazione; · Limitarne il trattamento; · Opporsi al trattamento.

8.0 CANCELLAZIONE DEI DATI.

Il Titolare in osservanza al corrispondente diritto di accesso all’interessato, ha predisposto procedure per le quali gli interessati possano richiedere la cancellazione senza ingiustificato ritardo dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che li riguardano per i seguenti motivi: · Perché i dati non sono più necessari per le finalità per le quali erano stati raccolti; · Perché l’interessato ha revocato il consenso; · Perché l’interessato si oppone al trattamento; · Perché i dati sono trattati in maniera illecita.

9.0 MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI.

Tutti i diritti indicati nel precedente articolo 7.0 potranno essere esercitati dall’interessato mediante l’invio di una lettera raccomandata o e-mail indirizzata a ELMAS SOFTWARE S.p.A. a socio unico (33170 Pordenone (PN), via delle Crede n. 4/B; e-mail: privacy@elmas.net).

10.0 FIGURE DI RIFERIMENTO

Il Titolare ha nominato Responsabile della Protezione dei Dati (cosiddetto DPO) l’avv. Antonella D’Olivo del Foro di Pordenone raggiungibile ai seguenti numeri ed indirizzi: tel. +39 0434552944 Int.120; e-mail dpo@studiodolivo.it.